Wie wichtig ist ein Soll/Ist Abgleich für meinen Gastronomiebetrieb?

Businessplan, Controlling und Strategie, all das sind Schlagwörter mit denen sich so mancher Unternehmer in der Gastronomie nur schwer anfreunden kann.

Vielen sind diese Begriffe zu theoretisch und viele verlassen sich auch einfach auf Ihr Bauchgefühl und den gesunden Menschenverstand. Das mag bei vielen auch richtig sein, jedoch stellt sich in der Praxis immer mehr heraus, dass viele der, insbesondere finanziellen Probleme, hausgemacht sind.

Viele verlassen sich bei den Zahlen zu sehr auf ihren Steuerberater. Der bucht jedoch in der Regel immer die Vergangenheit und somit stellen diese Zahlen keine direkte Planungshilfe für den Unternehmer dar. Ebenso finden in der Regel auch keine monatlichen Gespräche statt, wo man eventuell auf Probleme hinweisen kann.

Deshalb ist es umso wichtiger, das die Franchisepartner als Planungstool seitens der Franchisezentralen eine Arbeitsgrundlage erhalten, um einen Soll/Ist Abgleich zu machen.

Was ist eigentlich ein Soll/Ist Vergleich?

Soll-Ist-Vergleiche sind ein zentraler Baustein des Controlling. Dabei werden geplante Ergebnisse (Soll-Werte) mit den tatsächlichen Ergebnissen (Ist-Werten) verglichen. Da eine vollständige Übereinstimmung von Soll- und Ist-Werten illusorisch ist, sollte dies auch nicht das Ziel von Controlling-Aktivitäten sein. Vielmehr sollte eine kooperative Ursachenanalyse im Vordergrund stehen, um künftige Planungen zu verbessern. Es ist wichtig, mögliche Ursachen und Schwachstellen zu finden, damit geeignete Gegenmaßnahmen schnell umgesetzt werden können. So sollten beispielsweise Soll-Ist-Umsätze und -Kosten grundsätzlich monatlich verglichen werden. Andere Soll-Ist-Vergleiche können dagegen durchaus im Quartals- oder Jahresrhythmus erfolgen (z.B. Rentabilitäts-Analysen).

Da viele der Franchiseunternehmer zu Beginn ihrer Selbständigkeit einen Businessplan zusammen mit dem Franchisegeber entworfen haben, ist hier schon ein wichtiges Instrument vorhanden, für die zukünftige Soll/Ist Betrachtung.

Anzumerken ist hier, dass Sie Ihre Franchisenehmer dahingehend erziehen sollten, dass sie diesen Abgleich alle drei Monate machen oder besser noch monatlich. Hier sollten Ihre Mitarbeiter (Partnermanagement) geschult werden, damit sie den Partnern vor Ort helfen können.

Leider gibt es noch viele Systeme, wo dieses Instrument seitens des Franchisegebers nicht eingesetzt wird bzw. den Franchisepartnern nicht zur Verfügung gestellt wird. Da verwundert es nicht, dass gerade im Bereich Gastronomie, dass ein oder andere Unternehmen Probleme in finanzieller Hinsicht hat.

Durch einen Soll/Ist Vergleich können z. B. zeitnah folgende Probleme entdeckt werden und dementsprechend kann dann auch gehandelt werden:

• Wareneinsatz zu hoch: Mitarbeiter verwenden zu viele Zutaten oder werfen viel weg.
• Personalkosten zu hoch: Schichtplan ist nicht git eingeteilt, Doppelbesetzungen.
• Nebenkosten zu hoch: Stromverbrauch kontrollieren (Licht, Werbung, Öfen etc.)
• Preiskalkulation falsch: Gerichte werden zu Dumpingpreisen angeboten bzw. der Kunde bekommt zu viel für sein Geld.
• Finanzierung: Es wurden zu wenig Betriebsmittel eingeplant, also zu knapp finanziert.

Alle dies Punkte (und das sind nur Beispiele) können erst festgestellt werden, wenn der Unternehmer seinen Businessplan anschaut und diesen mit den tatsächlichen Zahlen kontrolliert bzw. vergleicht. Er kann dann zeitnah reagieren und diese Probleme mit Hilfe der Franchisezentrale  beheben.

Auch wenn der Franchisenehmer selbst zu der Einsicht kommt, dass er diese Herausforderungen alleine nicht mehr bewältigen kann, bleibt dann für den Franchisegeber immer noch Zeit zu handeln, indem er z.B. einen Nachfolger sucht.

Bei dem Soll/Ist-Abgleich geht es in erster Linie aus meiner Sicht darum, dass alle Parteien handlungsfähig bleiben und nicht so lange warten, bis Dritte (Banken, Insolvenzverwalter) das Geschäft übernehmen.

Fazit:
Bitte unterstützen Sie Ihre Franchisepartner vom ersten Tag mit diesem Tool. Nur so können Sie schnell reagieren und Schaden von allen Beteiligten abwenden. Wenn der Franchisepartner über Monate hinweg ohne einen Plan vor sich hin wirtschaftet, kann es eventuell schon zu spät sein und auch ein Nachfolger hat es dann schwer, den Geschäftsbetrieb wieder in die Spur zu kriegen. Denken Sie auch im Interesse Ihres Systems daran, dass jeder Betrieb der schlecht oder sehr schlecht läuft, Ihnen irgendwann schadet. Nicht nur finanziell sondern auch in Bezug auf Ihr Image und Ihre Marke.·